WRÜ

Was die WRÜ ist

Die WRÜ ist die Winterreisenübersicht.

Sie besteht aus einer Excel-Tabelle, in die die aktuellen Buchungszahlen tagesaktuell aus Bus-Pro-Net übernommen werden.

Verantwortung und Übergabe

Die WRÜ war bisher Julians Hauptaufgabe. Die Verantwortung für die Datei soll an eine andere Person übergeben werden. Diese Person steht aktuell noch nicht fest.

Der geplante Zeitrahmen für die Übergabe ist Ende September.

Zugänge und Schutz der Datei

Für die Arbeit mit der WRÜ braucht man:

• die Excel-Datei der Winterreisenübersicht
• einen normalen Bus-Pro-Net-Zugang, den laut Julian alle Mitarbeitenden haben

Das Arbeitsblatt W2627 ist geschützt. Wenn Änderungen am Blatt nötig sind, lässt sich der Blattschutz in Excel per Rechtsklick auf das Blatt aufheben.

Das Passwort lautet: 4321

Aufbau der Excel-Datei

Die Datei ist so aufgebaut, dass viele Schritte automatisch laufen. Um Fehler zu verstehen, muss man diesen Aufbau kennen.

Links stehen zwei Datumsspalten. Dabei gilt:

• pro Datum gibt es immer fünf Zeilen
• davon sind nur drei sichtbar
• zwei weitere Zeilen sind ausklappbar

Wichtig ist, dass keine Zeilen eingefügt werden. In der Datei sind Makros hinterlegt, mit denen Zeilen ein- und ausgeklappt werden. Wenn zusätzliche Zeilen eingefügt werden, funktionieren diese Makros nicht mehr. Deshalb ist die Datei geschützt beziehungsweise schreibgeschützt.

Danach folgt pro Produkt eine Spalte, in der Einträge gemacht werden können. Dahinter liegt eine ein- und ausklappbare Reisecode-Spalte. Dort können die Reisecodes über den Button RC eingetragen werden.

Hinter der Reisecode-Spalte steht die aktuelle PAX-Zahl automatisch. Diese Zahl kommt über eine hinterlegte Formel und soll nicht manuell bearbeitet werden.

Im unteren Bereich der Datei gibt es Summen:

• eine Summe je Produkt
• eine Gesamtsumme über alle Produkte
• Gruppierungen nach Kurztrip, Wochenreisen, Gruppen und Endkunden

Diese Summen basieren auf einfachen Summenformeln.

Tägliche Arbeit mit der WRÜ

Täglich muss die Datei aktualisiert werden.

Dafür in Excel auf:

• Daten
• Alles aktualisieren

Danach dauert es ein paar Sekunden, bis sich die Zahlen neu ziehen. Die Summen pro Produkt und die Gesamtsumme aktualisieren sich dann automatisch.

Julian achtet vor dem Aktualisieren auf die aktuelle Gesamtzahl. In der Regel verändert sich diese täglich etwas. Wenn sich über längere Zeit nichts tut, kann das zwar daran liegen, dass niemand gebucht hat, es kann aber auch ein technisches Problem vorliegen.

Fehlersuche bei nicht aktualisierten Zahlen

Wenn sich die Zahlen über mehrere Tage nicht verändern, sollte zuerst geprüft werden, ob die Quelldatei aktuell ist.

Dafür in den Ordner EOP Start automatisierte Ablage gehen. Dort liegen Excel-Dateien ab. Relevant ist die Datei wü.reisepax.

Diese Datei sollte jeden Morgen um 7:01 Uhr aktualisiert werden. Prüfen, ob sie das aktuelle Datum hat oder ob sie schon ein oder zwei Tage alt ist.

Wenn die Datei nicht aktuell ist, besteht laut Julian in der Regel keine Verbindung mehr zum Server. Dann muss die IT informiert werden. Julian nennt dafür als allgemeinen Ansprechpartner: Anbi-IT-Wenden.

Wenn wü.reisepax nicht aktuell ist, kann die Winterreisenübersicht nicht sauber arbeiten. Dann aktualisieren sich die Zahlen auch dann nicht, wenn in Excel alles richtig eingestellt ist.

Jährliche Umstellung nach der Saison

Nach der Saison ist es sinnvoll, das aktuelle Blatt W2627 zu kopieren.

Dabei sollen in der PAX-Spalte die Formeln entfernt werden, indem die Inhalte nur als Werte eingefügt werden. So bleiben die Zahlen der abgeschlossenen Saison fest stehen und können sich in den Folgejahren nicht mehr verändern.

Die Kopie kann anschließend direkt für das neue Jahr verwendet werden, dann wieder mit den Formeln, damit sich das neue Blatt weiter aktualisiert.

Diese Umstellung ist flexibel, sinnvoll ist sie laut Julian etwa Mitte bis Ende April.

Technischer Hintergrund der Datenversorgung

Damit die WRÜ funktioniert, müssen zwei Prozesse im Hintergrund verstanden werden.

Prozess 1: Export aus Bus-Pro-Net

Die Zahlen kommen aus Bus-Pro-Net.

Im Datenbank-Tool von Bus.net gibt es einen SQL-Befehl mit dem Namen w-reisepax. Dieser ist aktuell bis in das Jahr 2029 datiert. Dadurch zieht er die Daten in den nächsten Jahren automatisch weiter. Irgendwann muss dieser Befehl verlängert werden.

Der SQL-Befehl listet alle im Busgrundnetz angelegten Reisen auf und exportiert sie in die Datei, die sich täglich um 7:01 Uhr aktualisiert. Dort sind dann pro Reise-Code und Reisedatum die aktuellen PAX-Zahlen hinterlegt.

Prozess 2: Import in die Winterreisenübersicht

In der WRÜ-Datei gibt es neben dem Blatt W2627 noch den Reiter WÜ Reisepaks.

Dieses Blatt ist sehr wichtig und meistens ausgeblendet, damit dort niemand versehentlich etwas verändert.

In diesem Blatt ist eine Query in Excel hinterlegt. Diese importiert die Daten aus dem Export. Die Daten liegen dort in Tabellenform vor.

Die Formeln in der Winterreisenübersicht greifen auf dieses Blatt zu. Wenn der gleiche Reisecode gefunden wird, erscheinen die zugehörigen Zahlen in der Übersicht. Die Zuordnung basiert auf dem Reisecode.

Query bearbeiten

Wenn an der Query etwas angepasst werden muss, geht das über das Blatt mit der Ü-Reise-PAX-Tabelle.

Laut Julian findet man oben in der Menüzeile zusätzlich die Bereiche:

• Tabellenentwurf
• Abfrage

Dort kann die Abfrage über Bearbeiten geöffnet werden. Dann erscheinen die Einstellungen der Abfrage im Power Query Editor. Hier lassen sich Anpassungen vornehmen, wenn sich an der Datenquelle etwas verändert.

Julian sagt dazu auch, dass es ein Video gibt, in dem Fabian erklärt hat, wie man so eine Query einfügt. Dieses Video will er im Ordner zum Protokoll hinterlegen.

Wichtige Hinweise zur Datei

Ein paar Punkte sind für die laufende Arbeit besonders wichtig:

• keine Zeilen in W2627 einfügen
• Blattnamen und Dateinamen nicht verändern
• insbesondere W2627 und WÜ Reisepakts nicht umbenennen
• die Datei wü.reisepax muss aktuell sein
• die Zuordnung der Zahlen läuft über den Reisecode

Julian betont, dass das System insgesamt sehr gut funktioniert. Probleme gab es bisher im Wesentlichen nur dann, wenn der automatische Export nicht funktioniert hat.

Wenn Dateinamen oder Blattnamen verändert werden, müssen die Codes an mehreren Stellen angepasst werden.

Im Interview nicht abgedeckt

• Speicherort der WRÜ-Datei selbst
• genaue Benennung aller beteiligten Dateien und Blätter ohne Schreibvarianten
• konkrete Schritte zum Verlängern des SQL-Befehls w-reisepax
• genaue Vorgehensweise zum Ein- oder Ausblenden des Blatts WÜ Reisepaks
• genaue Bearbeitung der Makros
• Vertretungsregelung nach der Übergabe Ende September