Urlaub einreichen

Grundsaetzlicher Ablauf

Urlaub wird zuerst inhaltlich geplant und abgestimmt, bevor er im Tool eingetragen wird.

Tara legt zunächst den Wunschurlaub fest. Dabei gilt: Maximal zwei Wochen am Stück sollen regulär genommen werden. In Ausnahmen sind auch drei oder vier Wochen möglich, diese müssen aber durch die Geschäftsleitung freigegeben werden.

Sobald die Wunschtermine feststehen, werden sie mit den Kolleginnen und Kollegen besprochen, die die Vertretung übernehmen oder die dieselbe Arbeit machen. Überlappungen („Doppler“) sollen möglichst vermieden oder auf eine Woche begrenzt werden.

Wenn die Abstimmung im Team passt, werden die Termine dem Teamleiter vorgestellt. Teamleiter können das auch in einem Sammeltermin mit dem ganzen Team organisieren.

Nach der Freigabe durch den Teamleiter wird der Urlaub in Vaycay eingetragen. Danach läuft die Freigabe in Vaycay zweistufig weiter:

1. Freigabe durch den Teamleiter
2. Freigabe durch die Geschäftsleitung

Abstimmung und Vertretung

Wer wen vertritt, wird durch die Teamleitung festgelegt.

Wenn zwei Personen denselben Aufgabenbereich betreuen, vertreten sie sich gegenseitig. Diese Personen dürfen keinen überlappenden Urlaub nehmen. Mit Freigabe durch die Teamleitung ist maximal eine Woche Überlappung möglich.

Wenn es keine Person mit exakt derselben Aufgabe gibt, sucht die Teamleitung eine Vertretung mit thematisch ähnlichen Aufgaben. Falls es auch diese nicht gibt, wird jemand aus dem Team festgelegt und in die Aufgaben eingearbeitet.

Eintrag in Vaycay

Der Urlaub wird in Vaycay unter dem Punkt Urlaub eingetragen.

Dort werden folgende Angaben gemacht:

• Datum von
• Datum bis
• Abwesenheitsart
• halber Tag oder ganzer Tag
• optional eine Bemerkung

Als Abwesenheitsarten nennt Tara:

• Bildungsurlaub
• Dienstagang
• FA
• Sonderurlaub
• Urlaub

Im Feld Bemerkung kann etwas ergänzt werden, zum Beispiel bei persönlichen Absprachen.

Sonderfaelle und Aenderungen

Für einige Fälle gelten zusätzliche Regeln.

Bildungsurlaub muss vorab durch die Geschäftsleitung geprüft werden.

Halber Tag bedeutet, dass maximal vier Stunden gearbeitet werden. Es können auch weniger sein. Die konkrete Arbeitszeit wird im persönlichen Gespräch abgestimmt.

Wenn eine bereits eingetragene Abwesenheit geändert oder entfernt werden soll, gibt es im Dropdown der Abwesenheitsarten den Punkt Abwesenheit löschen. Nach Auswahl eines Datums erscheint eine Eingabemaske mit allen an diesem Tag liegenden Urlauben bzw. Abwesenheiten. Dort wird der passende Eintrag ausgewählt und gelöscht.

Wenn die Abwesenheit bereits in Outlook eingetragen war, muss sie dort ebenfalls gelöscht werden. Das macht in der Regel die Person, die den Vaycay-Eintrag bearbeitet. Es hilft aber zur Entlastung, das selbst zu übernehmen.

Freigabe und Bearbeitungszeit

Die Freigabe erfolgt nach Eingang der Termine meist innerhalb von zwei Werktagen.

Wenn eine kurzfristigere Freigabe nötig ist, kann diese im persönlichen Gespräch erteilt und anschließend in Vaycay nachgetragen werden.

Wichtige Praxisregel

Die wichtigste ungeschriebene Regel ist: Absprache first. Die Abstimmung vorab hilft, Frust bei anderen Kolleginnen und Kollegen zu vermeiden.

Außerdem gilt: Wer keine Kinder hat, kein Lehrer ist bzw. keinen Partner hat, der Lehrer ist, soll Schulferien möglichst vermeiden, um Engpässe zu verhindern.