# Promotions **Autor*in:** Lorena **Datum:** 2026-06-08 **Anzahl Antworten:** 13 - [Arten von Promotions](#arten-von-promotions) - [Vorbereitung und Durchfuehrung](#vorbereitung-und-durchfuehrung) - [Abstimmung und Freigaben](#abstimmung-und-freigaben) - [Tools, Listen und Dokumentation](#tools-listen-und-dokumentation) - [Nachbereitung und Zaehlung](#nachbereitung-und-zaehlung) - [Typische Fehlerquellen](#typische-fehlerquellen) - [Im Interview nicht abgedeckt](#im-interview-nicht-abgedeckt) ## Arten von Promotions Promotions sind sehr unterschiedlich aufgebaut. Es gibt größere Einsätze mit Vor-Ort-Präsenz über mehrere Tage, kleinere Promotion-Stände, Kooperationen mit festen Partnern und Aktionen, bei denen nur Materialien verschickt werden. Zu den genannten Formaten gehören: - Festivals, aktuell insbesondere das Green Juice Festival - kleinere Promotion-Stände, zum Beispiel über Agenturen an verschiedenen Standorten wie der Spoho - Aktionen mit dem Unisport, etwa Season Opening, Uni-Lauf und Winteraktionen wie Nikolaus - Kooperationen wie mit dem Boardroom-Shop - das Summer Feeling Festival in Bayreuth, bei dem nur Materialien hingeschickt werden - der Generali-Marathon in Köln Beim Green Juice Festival ist das Team zwei Tage vor Ort. Es gibt dort vier Schichten insgesamt, jeweils acht Stunden. Solche größeren Einsätze erfordern deutlich mehr Vorbereitung als kleinere Promotions. Kleinere Stände laufen oft über mehrere Stunden und sind weniger aufwendig. Für die verschiedenen Promotions gibt es eine Übersichtstabelle, in der festgehalten wird, wann man sich wo melden muss. ## Vorbereitung und Durchfuehrung Wenn eine Promotion ansteht, kümmert sich Lorena zuerst um das Personal. Im ersten Jahr ist sie selbst immer mitgefahren, weil sie für Promotions zuständig ist. Grundsätzlich ist ihre Rolle aber eher die Kontrolle und Sicherstellung, dass alles richtig läuft. Die Durchführung vor Ort übernehmen eher Azubis oder Azubis aus anderen Abteilungen. Für jede Promotion legt sie ein Ticket in ClickUp an und erstellt dort Unteraufgaben. Zur Vorbereitung gehören insbesondere: - Personal planen - Packliste erstellen - klären, bis wann das Auto gepackt werden muss - Transport organisieren - prüfen, ob ein Auto gebraucht wird - festlegen, wer fährt - die beteiligten Personen briefen - bei Bedarf Flyer bestellen - Poster erstellen - Aktionen überlegen Bei größeren Promotions wie Green Juice oder dem Summer Feeling Festival in Bayreuth muss vorab mit den Zuständigen gesprochen werden. Das läuft über Calls. Dabei wird unter anderem abgestimmt: - wie teuer die Aktion ist - ob sie ins Budget passt Die Durchführung vor Ort umfasst den Aufbau, die Aktion selbst im vorgesehenen Zeitraum und den Abbau. Danach muss alles wieder ins Auto, zurück ins Büro und dort ausgepackt werden. Anschließend wird geprüft, ob alles wieder da ist. ## Abstimmung und Freigaben Das grüne Licht für eine Promotion gibt normalerweise die Leitung. Der Umfang wird je nach Art der Promotion abgestimmt: - bei Hochschul-Promoständen mit den Agenturen - sonst mit den jeweiligen Ansprechpersonen der Promoaktion Vor dem Einsatz muss die Personalplanung abgeschlossen sein und die eingesetzten Personen müssen ein Briefing bekommen. ## Tools, Listen und Dokumentation Für Promotions nutzt Lorena vor allem ClickUp sowie Vorlagen und Listen auf dem Laufwerk. Wichtige Arbeitsmittel sind: - ClickUp-Ticket für die Promotion - Unteraufgaben im Ticket - Packliste im ClickUp-Ticket oder als Vorlage auf dem Laufwerk - Word-Datei für Packlisten, die anschließend auf dem Laufwerk abgelegt werden soll - Marketing-Budget-Tabelle - Bestandsliste - Online-App „beatsperminuteonline klickzahler“ Die Packliste wird individuell für die jeweilige Promotion erstellt. Wenn sie in Word geschrieben wird, soll sie immer auf dem Laufwerk abgelegt werden. Das Budget wird in die Marketing-Budget-Tabelle eingetragen. ## Nachbereitung und Zaehlung Zur Nachbereitung gehört entweder die Dokumentation über das Ticket oder eine kleine Auswertung. Grundsätzlich soll bei Promotions auch eine grobe Zählung stattfinden, damit die Aktion später ausgewertet werden kann. Für die Zählung wird die App „beatsperminuteonline klickzahler“ genutzt. Dort werden grob erfasst: - wie viele Besucher am Stand waren - wie viele tiefe Gespräche entstanden sind - wie viele Personen bei einer Aktion mitgemacht haben, zum Beispiel wenn Baumstämme dabei waren Die Zählung ist ausdrücklich nur grob. Nach der Promotion sollen die Personen, die die Aktion durchgeführt haben, auch die Materialien wieder ins Lager räumen. Sie sollen außerdem festhalten, was zurückgekommen ist, und das wieder in die Bestandsliste eintragen. So kann der Verbrauch ausgerechnet werden. ## Typische Fehlerquellen Die wichtigste Fehlerquelle ist die Planung, vor allem bei Eventreisen. Dort passieren einige Fehler. Worauf besonders geachtet werden muss: - alles beim Packen beschriften - vor Ort genau nachhalten, was vorhanden ist - nach der Rückkehr prüfen, was zurückgekommen ist - direkt festhalten, was fehlt - prüfen, was nachbestellt werden muss und was nicht Ein konkretes Beispiel: Es kamen einmal fünf Beachflags weniger zurück. Auch Pavillons wurden schon nicht wieder mitgebracht. Solche Dinge müssen direkt nach der Promotion festgehalten werden. Als Grundsatz gilt: so genau wie möglich arbeiten und alles dokumentieren. Das betrifft die individuell erstellte Packliste ebenso wie das sorgfältige Packen, Auspacken, Einräumen und Zählen. ## Im Interview nicht abgedeckt - genauer Speicherort der Übersichtstabelle - genauer Name oder Speicherort der Bestandsliste - konkrete Zuständigkeiten einzelner Rollen außerhalb von „Leitung“, „Azubis“ und „Zuständige“ - konkreter Ablauf der Budgetfreigabe - feste Fristen oder Vorlaufzeiten je Promotion-Typ