Persönlicher KI-Assistent

Zweck und Aufgaben des Assistenten

Claudia nutzt den persönlichen KI-Assistenten vor allem für die Arbeit mit E-Mails und Aufgaben. Der Assistent soll E-Mails durchlesen, die wichtigsten Nachrichten herausfiltern, daraus Aufgaben ableiten und einen Plan für die wichtigen Aufgaben erstellen. Außerdem soll er Antwortmails vorformulieren.

Das Ziel ist ein priorisierter Tagesplan, der die relevanten Aufgaben und Termine zusammenführt.

Priorisierung von E-Mails und Aufgaben

Die Priorisierung erfolgt anhand von Kriterien, die Claudia selbst vorgibt. Als Kriterien nennt sie unter anderem Gremientitel und Tabellen.

Eine feste Regel ist besonders wichtig: Presseanfragen haben höchste Priorität und müssen als erstes beantwortet werden.

Der Assistent soll solche Mails:

• erkennen
• analysieren
• auf Basis vorhandener FAQs beantworten

Wichtige Stichworte sollen ebenfalls in einer Markdown-Datei zusammengefasst sein. Der Assistent soll diese Stichworte nicht nur zur Erkennung und Priorisierung nutzen, sondern auch aktiv in Antworten und im Tagesplan berücksichtigen.

Antwortentwürfe auf Basis von FAQs

Für Antwortentwürfe arbeitet der Assistent mit FAQs. Der Grundstock dieser FAQs wird einmal erarbeitet. Danach sollen sich die FAQs selbst aktuell halten.

Dabei gelten diese Regeln:

• Der Assistent speichert verschiedene Versionen der FAQs.
• Es gibt eine Revisionsnummer.
• Verwendet wird immer die neueste Version.
• Wenn alte Inhalte weiterhin relevant sind, sollen sie bereits in die neue FAQ-Version übernommen worden sein.

Quellen für Aufgaben, Kontakte und Stichworte

Aufgaben liegen in zwei Quellen:

• Microsoft Planner
• einer Markdown-Datei in Obsidian

Der Assistent soll beide Quellen zusammenführen.

Zusätzliche Informationen zu Kontakten zieht der Assistent aus einer separaten Kontakt-Markdown-Datei. Dort stehen:

• Namenszuständigkeiten
• Prozesse

Wichtige Stichworte liegen ebenfalls in einer Markdown-Datei und werden aktiv genutzt.

Tagesplan als Markdown-Datei

Aus den zusammengeführten Aufgaben soll der Assistent einen Tagesplan nach Priorität erstellen.

Das Ergebnis soll als Markdown-Datei ausgegeben werden.

Kalenderquellen

Termine soll der Assistent aus dem Kalender holen und im Tagesplan berücksichtigen.

Claudia nutzt dafür mehrere Kalenderquellen:

• Outlook
• Nextcloud-Kalender
• iPhone-Kalender

Die Kalender sind aufeinander abgestimmt. In der Regel sind der Nextcloud-Kalender und der Outlook-Kalender die führenden Quellen.

Claudia möchte dem Assistenten keinen direkten Zugriff auf den Kalender geben. Für E-Mails nutzt sie Microsoft Outlook für Unternehmens-Mails sowie außerdem GMX- und Ionos-Mails für Privat, derzeit ebenfalls über Outlook. Sie ist dabei offen für andere Programme.

Grenzen und Datenschutz

Der Assistent soll nicht vollständig autonom handeln. Es gibt klare Grenzen:

• Er soll keine Mails selbstständig rausschicken.
• Er soll keine datenschützenden Inhalte nach extern geben.
• Er soll die Kategorisierung beachten.

Für die Modellwahl gilt:

• Bei Private sollen nur lokale KI-Modelle genutzt werden.
• Bei Public können auch Cloud-Modelle genutzt werden.

Die Einstufung als Private oder Public soll über Metadaten oder YAML-Daten in Markdown-Dateien erfolgen.

Im Interview nicht abgedeckt

Nicht geklärt wurden unter anderem diese Punkte:

• Verhalten bei fehlender oder widersprüchlicher Private/Public-Einstufung
• konkreter Mechanismus, wie FAQs sich selbst aktuell halten
• technischer Weg für den Kalender-Export ohne Direktzugriff
• genaue Zusammenführung und Konfliktbehandlung zwischen mehreren Kalendern
• konkrete Form und Struktur der Markdown-Dateien für Aufgaben, Kontakte, Stichworte und Tagesplan