Newsletter Versand

Ueberblick ueber die Versandarten

Es gibt mehrere Versandformate:

• den normalen Newsletter im Zwei-Wochen-Rhythmus
• das Quartalsmailing (QM) zu Beginn eines neuen Quartals
• QMs aus der Gruppenabteilung (GRO)
• den Team-Newsletter aus der Personalabteilung

Der normale Newsletter geht an Newsletter-Abonnentinnen und -Abonnenten. Inhaltlich enthält er relevante Themen, News, Rabatte und aktuelle Themen.

Das Quartalsmailing geht an alle Reisenden der letzten 6 Jahre. Diese Empfängerinnen und Empfänger haben den Newsletter nicht aktiv abonniert. Deshalb sollen im QM nur wirklich relevante News enthalten sein.

Lorena übernimmt beim Newsletter-Versand das Schreiben, das Prüfen, das Einfügen von Bildern, das Anpassen von Links und UTMs sowie den Versand.

Tools und Systeme

Für den Versand und die Vorbereitung werden mehrere Systeme genutzt:

• Mailjet als zentrales Tool für Newsletter, Kontaktlisten und Versand
• BusProNet (BPN) für Exporte von Empfängerlisten
• ClickUp für Tickets und Vorlagen
• Excel für Listenbereinigung und die UTM-Tabelle
• Teams für Erinnerungen an Prüferinnen und Prüfer

Zusätzlich gibt es:

• eine Datei „Vermarktung aktuell“ von Rolf mit Themen
• eine Querschnittsfunktion-Tabelle auf dem Laufwerk, in der steht, wer wofür verantwortlich ist
• in der UTM-Excel-Liste einen Reiter für die Benennung von CRM-Merkmalen

Normaler Newsletter

Der normale Newsletter wird regelmäßig alle zwei Wochen verschickt.

Mailjet ist das zentrale Tool. Auch das Anmeldeformular läuft über Mailjet. Zusätzlich kommen neue Anmeldungen aus der Buchungsstrecke über BPN dazu. Diese landen nicht automatisch in Mailjet und müssen deshalb einmal im Monat aus BPN gezogen und in die Mailjet-Liste übernommen werden.

Für Themen gilt: Im Winter ergeben sich viele Themen direkt aus dem Tagesgeschäft. Ansonsten nutzt Lorena die Datei „Vermarktung aktuell“. Pro Newsletter wählt sie mindestens 1 und maximal 3 Themen. Dabei achtet sie darauf, Themen nicht zu oft zu wiederholen und nur relevante Inhalte zu verwenden.

In ClickUp gibt es eine Ticket-Vorlage mit den Unteraufgaben. Dieses Ticket wird dupliziert und passend zum Thema des Newsletters benannt, damit es später besser auffindbar ist.

Empfaengerliste fuer den Newsletter aktualisieren

Die Newsletter-Liste wird einmal im Monat aus BPN ergänzt.

Export aus BPN

In BPN läuft der Export so:

1. In BPN gehen
2. Touristik
3. Auswertung Kunden
4. oben links Newsletter Adressexport
5. unter gespeicherte Vorlagen in der Mitte NL Allg. auswählen
6. oben rechts auf Serienbrief
7. auf die drei Punkte klicken
8. Speicherort auswählen: unter marketing-online marketing-mailings-newsletter-newsletter reisen den passenden Ordner wählen
9. prüfen, ob rechts in der Spalte Vorname, Name und Kommunikation angehakt sind
10. oben links auf Ausgabe klicken

Liste bereinigen

Nach dem Export wird die Datei in Excel bereinigt:

1. alle Spalten außer Name, Vorname und Kommunikation E-Mail löschen
2. ganz nach unten scrollen
3. dort, wo die E-Mails enden, die restlichen Spalten löschen
4. die Spalte Kommunikation E-Mail markieren
5. in Excel: Daten → Text in Spalten → Andere "/"
6. danach erneut Duplikate löschen
7. dabei Spalte C mit Kommunikation E-Mail auswählen
8. die bereinigte Liste speichern

Import in Mailjet

Danach wird die Liste in Mailjet importiert:

1. in Mailjet auf Kontaktlisten gehen
2. die richtige Liste suchen: Newsletter Abonnenten E&P
3. auf das Zahnrad klicken
4. oben rechts Kontakte bearbeiten
5. Neue Kontakte (keine Wideranmeldung) auswählen
6. die Spalten richtig zuordnen

Wichtig sind dabei:

• Vorname
• E-Mail

Anschließend bestätigen.

Mailjet korrigiert doppelte Werte automatisch.

Inhalte erstellen und Newsletter vorbereiten

Lorena arbeitet beim normalen Newsletter aktuell allein. Der Ablauf ist:

1. Mail in Mailjet duplizieren
2. Texte ändern
3. Bilder ändern
4. Links anpassen
5. UTMs anpassen
6. Betreff und Vorschau ändern
7. Mail beim Duplizieren passend umbenennen
8. von jemandem aus dem Marketing-Team prüfen lassen
9. je nach Thema zusätzlich an Reisemanager oder Produktmanager schicken
10. Korrekturen einarbeiten
11. Ausschlussliste aktualisieren
12. Versand einplanen

Für die inhaltliche Prüfung nutzt Lorena bei Bedarf die Querschnittsfunktion-Tabelle auf dem Laufwerk, um die zuständigen Reisemanager oder Produktmanager zu finden.

Texte nimmt sie meistens von der Website und lässt sich teilweise von KI helfen.

Pruefung, Korrekturen und Timing

Beim Prüfen gibt es eine klare Aufteilung:

• Marketing prüft vor allem Rechtschreibung, Links und UTMs.
• Reisemanager / Produktmanager prüfen eher die inhaltliche Richtigkeit.

Bei UTMs ist besondere Sorgfalt nötig. Lorena nutzt dafür immer die Excel-UTM-Tabelle und am Anfang den URL-Builder. Sonst kann es leicht passieren, dass ein _ oder ein ? fehlt und der Link nicht funktioniert. Außerdem ist wichtig, immer dieselben Bezeichnungen für Source, Medium und die weiteren UTM-Bestandteile zu verwenden, damit das Tracking später sauber ist.

Für die Planung gilt: lieber mehr Zeit für Korrekturen einplanen als zu wenig. Wenn ein Newsletter spätestens am Freitag rausgehen soll, beginnt Lorena möglichst schon am Dienstag mit dem Schreiben. So bleibt genug Zeit für Rückmeldungen und Korrekturen. Reisemanager und Produktmanager haben ebenfalls lieber mehr Zeit als kurzfristigen Druck.

Für Rückfragen und Freigaben schickt Lorena die Mail als Anhang und erinnert zusätzlich über Teams.

Größere Risiken sieht sie im Prozess nicht. Sie achtet aber darauf, Mails nicht immer am Freitagnachmittag zu versenden. Wenn ein Newsletter nicht rechtzeitig fertig wird, gilt: ruhig bleiben und trotzdem ordentlich arbeiten.

Quartalsmailing qm

Das Quartalsmailing geht an alle Reisenden der letzten 6 Jahre. Es wird zu Beginn eines neuen Quartals verschickt, also im Januar, April/Mai, Juli und Oktober.

Der wesentliche Unterschied zum normalen Newsletter ist die Zielgruppe: Die Empfängerinnen und Empfänger haben sich dafür nicht aktiv angemeldet. Deshalb sollen im QM nur wirklich relevante News enthalten sein.

Welche Themen ins QM kommen, entscheidet das Team anhand dessen, was gerade ansteht.

Der Freigabe-, Korrektur- und Prüfungsprozess ist derselbe wie beim normalen Newsletter.

QM-Liste aus BPN ziehen und vorbereiten

Beim QM gibt es keine Anmeldeliste wie beim normalen Newsletter. Die Empfängerliste wird jedes Mal direkt aus BPN gezogen.

CRM-Merkmal anlegen

Vor dem Export wird ein CRM-Merkmal angelegt, damit später in der Datenbank beim Kunden sichtbar ist, wer welches QM bekommen hat.

Dafür in BPN:

1. Touristik
2. CRM-Aktionen
3. eine bestehende Aktion kopieren oder eine neue anlegen

Für die Benennung gibt es in der UTM-Excel-Liste einen Reiter CRM.

Export aus BPN

Danach wird die Liste gezogen:

1. Auswertung Kunden
2. oben links Serienbrief auswählen

(bei Listen, die gezogen werden, außer beim normalen Newsletter)

3. Gespeicherte
4. QM allg. auswählen
5. oben rechts Serienbrief
6. auf die drei Punkte klicken
7. Speicherort Downloads
8. Häkchen bei Vorname, Name und Kommunikation
9. Ausgabe
10. Schließen
11. in BusProNet oben links bei Aktion das gerade angelegte CRM der Liste zuordnen: CRM hinzufügen
12. Datei wieder öffnen

Wichtig ist der Unterschied zum normalen Newsletter:

• nicht Newsletter Adressexport, sondern Serienbrief
• nicht NL allg., sondern QM allg.

Bereinigung und Import

Die QM-Liste wird genauso bereinigt wie die Newsletter-Liste.

Danach wird sie in Mailjet hochgeladen:

1. auf Kontaktliste
2. neue Kontaktliste erstellen
3. Liste hineinziehen
4. Liste benennen
5. Eigenschaften zuordnen

Danach läuft der Rest wie beim Newsletter:

• Mail kopieren
• Inhalte abändern
• richtige Kontaktliste auswählen
• prüfen lassen
• versenden

Manchmal wurde die QM-Liste auch anders segmentiert und in mehrere Mails aufgeteilt. Das wurde im Interview aber nicht weiter ausgeführt.

Weitere Formate: GRO-QMs und Team-Newsletter

GRO-QMs

Es gibt auch QMs aus der Gruppenabteilung (GRO).

Dabei gilt:

• GRO schreibt die Inhalte vor.
• Die Liste wird von GRO gezogen.
• Lorena bzw. das Team bereitet die Liste so auf, dass sie in Mailjet passt.
• Die Mail wird in eine saubere Mailjet-Mail umgewandelt.
• Danach geht sie noch einmal zur Prüfung an GRO zurück.
• Erst dann wird versendet.

Der Auftrag kommt über ein ClickUp-Ticket.

Team-Newsletter

Der Team-Newsletter kommt von der Personalabteilung auf Zuruf.

Er läuft genauso ab wie ein GRO-QM:

• Auftrag kommt von außen
• die Mail wird aufbereitet
• sie geht zur Prüfung zurück
• danach wird sie versendet

Im Interview nicht abgedeckt

• konkrete Inhalte der Ausschlussliste und wie sie aktualisiert wird
• genaue Benennung der Mailjet-Ordner oder Vorlagen
• Zugriffsthemen und Berechtigungen in Mailjet, BPN, ClickUp oder Laufwerken
• Umgang mit Abmeldungen, Bounces oder Sperrlisten
• Erfolgsauswertung nach dem Versand
• rechtliche Details über die im Interview genannten Hinweise hinaus